Prepará presentadores e invitados sin arruinar el clima

This article is part of Comenzando con la grabación de podcasts. Start there if you want the full playbook.

La autora Fannie Hurst es entrevistada en WJZ en Newark, 1922

Las sesiones relajadas empiezan días antes de que alguien le dé a grabar. Una preparación liviana mantiene a los presentadores seguros, a los invitados informados y al cuarto tranquilo sin que se convierta en tarea. Acá está el marco que los equipos chicos usan antes de cada episodio.

Armá un documento de preparación simple

Creá un documento compartido: Google Docs, Notion, lo que el equipo ya use. Mantené el tono conversacional y las preguntas directas:

• Pronunciación y nombre. “¿Cómo pronunciamos tu nombre al aire?” Agregá la fonética.
• Estado del equipo. “¿Traés micrófono o preparamos uno?”
• Temas delicados. “¿Hay algo que prefieras no tocar? ¿Algún tema que te gustaría que resaltemos?”
• Links de promo. “Compartí los proyectos o redes que querés que los oyentes encuentren.”

Llenen el documento juntos cuando sea posible. Un screenshare rápido lo convierte en una charla de entrada en vez de un formulario.

Maria Kühne

Compartí un plan del show sin cerrar el guión

Mandá un esquema simple uno o dos días antes de grabar. Solo necesita tres secciones:

1. Bienvenida. Treinta segundos para dar el tono, revisar el consentimiento y chequear niveles.
2. Tres puntos ancla. Marcá en bullets los temas que querés explorar: “Orígenes del show,” “Momento que casi lo termina,” “Hacia dónde va el podcast.”
3. Cierre. Agradecimientos, menciones y un recordatorio de que los clips se van a compartir después.

Muestra que los presentadores están preparados y mantiene la conversación espontánea.

Calentá el cuarto y la gente

Los primeros cinco minutos marcan la energía. Mantenelo liviano:

• Ofrecé agua, pañuelos y un estiramiento rápido antes de que alguien se siente.
• Hacé dos preguntas descartables (“¿Qué desayunaste?” funciona siempre) y capturá las respuestas para confirmar niveles.
• Señalá una calcomanía o marca de cinta gaffer a tres dedos de la rejilla del micro para que todos sepan dónde es el punto ideal.

Esta rutina corta relaja las voces y detecta cualquier técnica rara de micrófono antes de que arranque la conversación de verdad.

Asegurá la logística sin perder el clima

La invitación de calendario es el director de escena invisible. Cargale un cronograma claro:

• 72 horas antes: Mandá el documento de preparación y confirmá asistencia. Incluí notas de transporte o estacionamiento si los invitados son nuevos en el lugar.
• 24 horas antes: Mandá un recordatorio suave con la dirección exacta, hora de llegada y una nota de “traé agua, traé auriculares si te gusta usarlos”.
• Llegada −30 minutos: Los presentadores llegan primero, dejan las cosas, hojean el plan del show y prenden el equipo.
• Llegada −15 minutos: El invitado llega a snacks, agua y un asiento tranquilo. Los niveles de auriculares se ajustan en silencio.
• Cierre +10 minutos: Compartí los pasos siguientes y confirmá cuándo van a salir los clips o adelantos.

Toques chicos—snacks, cargadores extra, quitapelusa—sacan pequeñas ansiedades que pueden crecer en el micrófono.

Tené un plan de contingencia listo

Las cosas pasan: un invitado llega tarde, un cable de micro se pierde, la conversación necesita un reseteo. Prepará una lista corta:

• Preguntas de repuesto o mini-segmentos que podés meter si la energía cae.
• Tarjetas de temas de respaldo para los presentadores por si el invitado saltea una sección.
• Una frase educada para reprogramar: “Pausemos acá y busquemos un horario en que todos puedan estar presentes.”

El objetivo es cuidar el clima sin sonar nervioso.

Cubrí consentimiento y accesibilidad

Sé muy claro sobre cómo se van a usar las grabaciones:

“Vamos a sacar clips para YouTube Shorts e Instagram. Si hay algo que querés que saquemos antes de publicar, mandá un mensaje y lo cortamos.”

Promé transcripciones y subtítulos en un plazo que puedas cumplir. Durante la sesión, describí cualquier chiste visual para los oyentes y asegurate de que el set sea fácil de navegar para invitados con necesidades de movilidad.

Hacé seguimiento rápido

El mail post-grabación sale el mismo día. Usá esta plantilla y personalizá los detalles:

Asunto: ¡Gracias por grabar con nosotros hoy! 🎙

Hola {Nombre},

¡Gracias por venir! Nos encantó la historia sobre {momento específico}. Acá está lo que sigue:

- Mandamos el episodio editado para el {fecha}.
- Los clips cortos empiezan a salir la semana siguiente. Vamos a etiquetarte en {handle}.
- ¿Querés revisar algo antes de que publiquemos? Solo respondé este mail.

Extras:
- Link de descarga para las fotos detrás de cámaras (si querés compartir).
- Plantilla del documento de preparación si pensás organizar tu propia grabación pronto.

Gracias de nuevo por confiarnos tu historia.

– {Tu nombre}

Mandá copia oculta a los presentadores para que todos recuerden el plan. Dejá un recordatorio en tu gestor de tareas para entregar lo que prometiste.

Qué sigue

Corrés este flujo de preparación una vez esta semana, aunque sea solo con compañeros de equipo haciendo de invitado. Para cuando te sentés a grabar, todos van a conocer los puntos, el equipo ya va a sentirse familiar, y la sesión va a sonar como profesionales poniéndose al día. Lo siguiente en la serie es un cronograma del día de sesión para que la preparación tranquila se traslade directo a un día de grabación relajado.