Prepare seus convidados sem matar a vibe

This article is part of Getting Started with Podcast Recording. Start there if you want the full playbook.

A autora Fannie Hurst é entrevistada na WJZ em Newark, 1922

As sessões que mandam bem começam dias antes de alguém apertar rec. Alguns rituais leves mantêm os apresentadores confiantes, os convidados informados e a sala calma sem transformar isso numa tarefa chata. Aqui tá o plano que as equipes pequenas usam antes de cada episódio.

Monta um doc de preparação simples e amigável

Prepara um doc compartilhado: Google Docs, Notion, o que sua equipe já usa. Mantém o tom conversacional e as perguntas diretas:

• Pronúncia e nome. “Como a gente pronuncia seu nome no ar?” Adiciona a fonética se precisar.
• Equipamento. “Você traz um mic ou a gente empresta um?”
• Tópicos sensíveis. “Tem algo pra evitar? Algum assunto que você adoraria que a gente destacasse?”
• Promo. “Compartilha os projetos ou redes sociais que você quer que os ouvintes encontrem.”

Preencham o doc juntos quando possível. Um compartilhamento de tela rápido transforma isso num aquecimento em vez de um formulário administrativo.

Maria Kühne

Manda um plano do episódio sem travar tudo

Envia um esboço simples um ou dois dias antes da gravação. Três seções bastam:

1. Intro. Trinta segundos pra dar o tom, checar o consentimento e os níveis de áudio.
2. Três pontos-chave. Lista em geral os assuntos que você quer explorar: “Como você lançou o show”, “O momento em que você quase largou tudo”, “Onde você vê o podcast daqui a seis meses”.
3. Outro. Agradecimentos, menções e um lembrete de que os clipes vão sair depois.

Isso mostra que os apresentadores se prepararam, enquanto deixa a conversa fluir naturalmente.

Esquenta o ambiente e as pessoas

Os primeiros cinco minutos dão a energia de toda a sessão. Fica tranquilo:

• Oferece água, lenços, deixa o tempo de alongar antes de sentar.
• Faz duas perguntas bobas (“Comeu o que de manhã?” funciona sempre) e captura as respostas pra verificar os níveis.
• Mostra um marca de fita gaffer a três dedos da grade do mic, pra todo mundo saber onde se posicionar.

Esse mini-ritual relaxa as vozes e corrige qualquer técnica estranha no mic antes da conversa real começar.

Trava a logística sem pesar

O convite de calendário é seu regente invisível. Preenche com um planejamento claro:

• 72 horas antes: Envia o doc de preparação e confirma presença. Se seu convidado não conhece o local, explica como chegar e onde estacionar.
• 24 horas antes: Lembrete simpático com o endereço exato, horário de chegada e uma nota “traz água, traz seus fones se tiver”.
• Chegada −30 minutos: Os apresentadores chegam primeiro, largam as coisas, releem o plano e ligam o equipamento.
• Chegada −15 minutos: O convidado chega, acha snacks, água e um assento tranquilo. A gente ajusta os níveis do fone de ouvido calmamente.
• Fim +10 minutos: Explica os próximos passos e confirma quando os clipes ou previews vão sair.

Os pequenos toques (snacks, carregadores de reserva, rolinho tira fiapo) tiram as micro-angústias que crescem quando tá no mic.

Guarda um plano B na manga

Coisas acontecem: um convidado se atrasa, um cabo de mic some, a conversa perde o rumo. Prepara um checklist pequeno de backup:

• Perguntas ou mini-segmentos de reserva que você pode inserir se a energia cair.
• Cartões de assuntos de backup pros apresentadores, se o convidado pular uma seção.
• Uma frase educada pra reagendar: “Vamos dar uma pausa aqui e achar um horário em que todo mundo possa ficar concentrado.”

A ideia é proteger a vibe sem mostrar que você tá em pânico.

Esclarece consentimento e acessibilidade

Seja ultra claro sobre como as gravações vão ser usadas:

“Vamos extrair clipes pro YouTube Shorts e Instagram. Se você quiser que a gente tire alguma parte antes de publicar, manda uma mensagem e a gente corta.”

Promete transcrições e legendas num prazo que você consegue cumprir. Durante a sessão, descreve as piadas visuais pra quem tá ouvindo só o áudio, e garante que o local seja acessível pros convidados que têm necessidades de mobilidade.

Faz follow-up rápido

O email pós-gravação sai no mesmo dia. Usa esse template e adapta:

Assunto: Obrigado por gravar com a gente hoje! 🎙

Oi {Nome},

Valeu por ter vindo! A gente adorou a história sobre {momento específico}. Aqui tá o que rola agora:

- A gente manda o episódio montado até {data}.
- Os clipes curtos começam a sair na semana seguinte. Vamos te marcar {handle}.
- Quer revisar alguma coisa antes da gente publicar? Só responde esse email.

Bônus:
- Link de download das fotos dos bastidores (se você quiser compartilhar).
- Template do doc de preparação se você tá planejando organizar suas próprias gravações em breve.

Valeu de novo por ter confiado sua história pra gente.

– {Seu nome}

Coloca os apresentadores em cópia oculta pra todo mundo lembrar do plano. Põe um lembrete no seu gerenciador de tarefas pra entregar o que você prometeu.

A seguir

Roda esse fluxo de preparação uma vez essa semana, mesmo que seja só com sua equipe fazendo o papel do convidado. Quando você sentar pra gravar, todo mundo vai conhecer os assuntos, o equipamento vai parecer familiar, e a sessão vai soar como profissionais se reencontrando. O próximo artigo da série te dá um planejamento de dia de sessão pra que essa preparação zen se prolongue direto num dia de gravação relaxado.